「ビジネス 英会話」

ビジネス英語|焦らず電話応対をする為の役立つフレーズ【22選】

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Aloha English
焦らず電話応対をする為の役立つフレーズ【22選】

英語で電話応対をするためのフレーズを知りたい。英語対応ができる担当者まで引継ぎさえできれば・・。

オフィスで英語を使った電話応対に関して、お困りではありませんか?

電話応対は日本語でも少しドキドキしますよね。それが英語であったらパニックになってしまうことは当然です。

海外の取引先などから英語で電話がかかってきた時に使える22フレーズを用意しました。相手の「名前」「会社名」「用件」などを的確に聞き出すための表現と、ちょっとしたコツをご紹介します。この記事を読んで頂ければ、受話器を取ってから担当者につなげるまでの応対方法を身に付けることができます。

英語での電話応対は高度な英会話レベルを要します。頻繁に英語での電話応対が必要な方は、根本的な英会話レベルをあげることをおすすめします。英会話学習のご検討もなさってみてはいかがでしょうか?

1.電話がかかってきてから、用件を聞くまでの応対方法

1-1.受話器をとった時に使える3フレーズ

オフィスで電話を取ったら、相手が外国人だった。そして英語で急に話しかけてきた。そんな時に使えるフレーズをご紹介します。もしもしから始まり、相手の名前や要件を聞くためのフレーズをまとめました。

「もしもし」+「会社名」

Hello+会社名+THank you for calling.

英語では単純にHelloを使います。Helloの後ろには会社名を入れてください。さらに電話をかけてくれたことに対する感謝を伝えるのが海外式です。

Hello, Aloha English. Thank you for calling. 
「もしもし、Aloha Englishです。お電話ありがとうございます」

といった具合です。

自分の名前を名乗るフレーズ

This is 自分の名前 speaking. 

自分の名前を名乗りましょう。自分の名前を相手に伝えることもマナーの1つです。This is 自分の名前 speaking.これで「誰々(自分の名前)が電話応対をします」と相手に伝えることができます。

例文
This is Kensho speaking. 
「Kenshoが電話対応をしております」

ご用件はなんでしょうか?英語フレーズ

How may I help you?
「ご用件はなんでしょうか?」

レストランやお店に入ってきた時に英語で店員さんが使うフレーズと一緒です。レストランやお店では「いらっしゃいませ」という意味合いになります。

1-2.「もしもし」から用件を聞くまでの流れ

Hello, Aloha English. Thank you for calling. This is Kensho Speaking. How may I help you?

ここまで言えると、完璧です。電話の相手が外国人だな!とわかったら、英語に切り替えてこのフレーズを使ってみてください。

2.英語が早すぎて聞き取れない時の3つの対処法

「用件はなんですか?」と英語で聞くことができた。しかし相手の言っている英語が速すぎて聞き取れない。この記事でのゴールは英語が話せる担当者に引き継ぎをすることです。よって相手の言っていることを全て理解する必要はありません。英語の聞き取りを上達さる方法は「英語が聞き取れない人が3か月でリスニングを上達させた実践的方法」で詳しく解説してるので参考にしてみてください。

英語が早すぎて聞き取れない時にすべき3つの対処法をご紹介します。

  • 英語が聞き取れなかった時に使える聞き返しフレーズ
  • 大切な情報を尋ねるための4フレーズ
  • 英語での電話応対をする時に気をつけること

では、詳しく解説していきいます。

2-1.英語が聞き取れなかった時の聞き返しフレーズ

Excuse me, could you say this again, please?

相手が言っている英語が聞き取れなかった場合に使える聞き返しフレーズです。「もう一度言ってください」という意味です。電話応対中、英語が聞き取りづらいことはよくあります。

わからないまま話を進めてしまうとドツボにハマってしまいます。聞き取れなかったときは素直にもう一度言ってもらうように尋ねましょう。

2-2.担当者に引き継ぐための情報を尋ねる4フレーズ

担当者に引き継ぐために知っておきたい情報は4つ。「相手の名前」「会社名」「折り返し用の電話番号」「担当者の名前」です。これらを尋ねるためのフレーズを紹介します。

May I have your 〜, please?を使った3フレーズ

特定の情報を聞きたい時に使える万能表現です。ビジネスシーンで使うことができる丁寧な言い方です。

  • 相手の名前を尋ねる
    May I have your name, please?
    「お名前を伺っても良いですか?」
  • 会社の名前を尋ねる
    May I have your company name, please?
    「会社名を伺っても良いですか?」
  • 折り返し用の電話番号を尋ねる
    May I have your phone number, please?
    「電話番号を伺っても良いですか?」

担当者の名前を尋ねるフレーズ

  • Who would you like to speak to?
    「誰をお話になりたいのですか?」

担当者の名前を尋ねる場合は、英語でこのように表現します。

2-3.英語で電話応対をするときに気をつけるべきこと

急に英語で電話がかかってきた時びっくりしますよね。そんな時こそ落ち着いて応対しましょう。英語での電話応対の際はペンとメモを用意しましょう。大事なことはメモをとるように癖付けてください。

英語で応対することに必死になってしまい、受話器を切った時に何を話したか忘れてしまう・・・なんてことも。メモをしっかりと取っていれば、話した内容を忘れてしまっても見返すことができます。 担当者に引き継ぎをするための大切な4つの情報をしっかり控えるよう心がけてください。

メモを取るときの注意点

英語のスペルは聞き取り辛い

電話応対の際はペンとメモを必ず用意してください。何度も繰り返しになりますが、必要な情報は《相手の名前》《会社名》《折り返し用の電話番号》《担当者名》。 英語でメモする際、スペルの聞き取りも注意すべきポイントです。

  • How do you spell it?
    「それはどうやって綴るの?」

⇨アルファベットの綴りを教えてください、という意味になります。ネイティブもアルファベットを一つ一つ丁寧に確認する習慣があります。やはり電話での英語スペルは聞き取り辛いのですね。英語の聞き取りが苦手な方であれば必ずメモを取りましょう。

折り返し用の電話番号は必ず再確認する

折り返しの電話も必ず再確認しましょう。相手の言った電話番号を復唱するように癖付けてください。これで聞き取りミスが減るはずです。

落ち着いて応対することを心がける

わからない時は素直に聞き直しましょう

相手が言ってる英語が聞き取れない時は、素直に何度も聞き直しましょう。その場しのぎの対応をしてしまうと、引き継ぎをした担当者が困ることになります。わからなければ何度も聞き返す、電話応対の鉄則です。

ゆっくりと伝えるように心がけましょう

伝えたいことはゆっくり丁寧に伝えましょう。英語が苦手と感じている方であればなおさら。英語を話す際に、早口になってしまう傾向はありませんか。早口になればなるほど、相手に伝わりません。ゆっくり丁寧に、出来る限り口を大きく開けながら伝えてあげることを心がけてください。

3.よくある4つの場面の電話応対を徹底解説

よくある4つの場面の電話応対を徹底解説

電話がかかってきた時によくある4つのシーンを英語で応対するためのフレーズをまとめました。

  • 電話を担当者に引き継ぎをするとき
  • 担当者が電話に出れないとき
  • 電話を切るとき
  • 営業電話を断りたいとき

では詳しく解説していきます。

3-1.電話を担当者に引き継ぎをするとき

電話をかけてきた相手が自分の会社と取引をしている相手であった。 そんな時に担当者に引き継ぎをするためのフレーズをここでご紹介します。

電話を保留にする時に使える一言

  • I put you on hold. Please wait. 
    「保留にします、少々お待ちください。」

これで保留にすることができます。もし英語で案内することが難しそうであれば、いったん保留にして、英語が話せる人に代わってもらうのも一つの手ですね。

担当者へ引き継ぐ時の一言

  • Please hold on, I will transfer you to 担当者の名前.
    「少々お待ちください、担当者におつなぎします」

これで電話で保留をして、かつ引き継ぎをすることができます。

3-2.担当者が電話に出れないとき

担当者が席を外していて、電話に出れないときに使えるフレーズです。よくありがちなフレーズ3つをまとめましたので、参考にしてみてください。

「Aさんは今日休みである」

He is off today. 

「Bさんは出張中である」

He went on a business trip. and he will come back next week. 

出張は英語でビジネストリップと言います。相手が出張中であるということを伝えるだけではなくていつ帰ってくるのかというのも合わせて伝えてあげると親切ですね。

「Cさんは外出していて夕方に戻る」

He is not in the office at this moment, and he will return around noon. 

外出している時はこのように英語で伝えることができます.出張の時と同様にいつ帰ってくるかということを明確に伝えてあげると相手に親切ですね.

担当者がすでに帰宅している

He has already left for home today. 

これが言えると電話応対もビジネス級、使える3フレーズ

  • Would you like to leave a message?
    「メッセージを残しますか?」
  • Should I have him call you back?
    「折り返し電話をかけさせましょうか?」
  • Could you call again tomorrow?
    「また明日かけなおしていただけますか?

3-4.電話を切るとき

Thank you. 

意外とあっさりします。ありがとうではという形で伝えてあげましょう。日本のように丁寧に応対する必要は特にありません。電話をかけてくれてありがとう、という気持ちを伝えましょう。 

Have a nice day!

「良い1日を」

日本ではない習慣ですね。海外では別れ際や電話を切る際に使う表現です。とても自然な表現で丁寧さが伝わります。ぜひ使ってみましょう。

3-5.営業電話を断りたいとき

電話で断るときのフレーズ

  • Sorry, but we are not interested. 
    「すみませんが、興味がありません」

担当者が不在だという言い訳をするフレーズ

  • He is not available, right now. Please call us again. 
    「彼は今不在です。またお電話ください」

電話の相手が名指しでかけてきた場合はこのように応対しましょう。最後に「またお電話ください」と伝えれば、いったん電話を切ることができます。

4.電話応対を上達させるならAloha English英会話がおすすめ

急に英語で電話がかかってきたらびっくりしてしまいますね。英語でのフレーズをいくつかご紹介しましたので、とりあえず担当者への引継ぎまではできるはず。もしあなたのオフィスで英語対応が頻繁に必要であれば、フレーズを覚えるだけでは対応しきれないハズです。 根本的に英会話力を上げていくことをお勧めします。

Aloha  English英会話では電話応対だけではなく、日常会話・ビジネス英会話の指導をしております。日常会話さえ出来れば、電話応対は簡単にできます。

さらにオンラインレッスンでは、画面を消してお互いの顔が見えないような状況も設定できます。まさに電話をしているような場面を作り出すことも可能です。

詳しくはAloha EnglishのSkype英会話・レッスン内容で解説します。

5.まとめ

英語での電話応対をするために役立つフレーズをまとめました。受話器を取ってから、担当者につなぐまでに必要な表現です。電話の応対を英語でするのは至難の技。かなりハイレベルな英会話力が必要です。

しかしある程度のフレーズを知っていれば、単純な応対はなんとかできます。ここで紹介したフレーズを何度も口に出して練習してください。相手に伝えるときはゆっくり丁寧に伝えること・メモを取りながら応対することを忘れずに。

電話応対に関するよくある4つのシーンについても解説しました。それおぞれのシーンで役立つ英語表現を紹介しているので、実際の場面でご使用ください。

もし頻繁に英語で電話の応対をしなければいけないのであれば、根本的な英会話力を向上させることをおすすめします。英語でお困りの方は、ぜひご相談くださいませ。

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