「ビジネス 英会話」

英語で電話のかけ方マニュアル|電話をする前に確認すべき3つの心得

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英語で電話のかけ方マニュアル

英語で電話のかけ方を知りたい。でも英語が苦手で・・。

英語で電話のかけ方に関するお悩みにお答えします。

海外旅行や仕事で電話をかけなくてはならない、しかも英語で。いざ電話をして、外国人に英語でペラペラ話されたらパニックに陥ってしまいます。電話をかける前に知っておくべきポイントをまとめました。電話をかけるためのマニュアルです。

英語が苦手な方でもこのマニュアルにしたがって、電話をかけてみてください。ぎこちなくても、必ず言いたいことが伝わるはずです。勇気を持って受話器をとってみましょう。

一方で英語での電話の受け方は「ビジネス英語|焦らず電話応対をする為の役立つフレーズ【22選】」で解説しています。併せてご覧くださいませ。

1.英語で電話をかける手順

1-1.挨拶の決まり文句

もしもし=Hello

電話をかける時の挨拶は「Hello」の一言で十分です。

1-2.軽く自己紹介

挨拶をしたら、簡単に自己紹介をしましょう。カジュアルな電話とビジネスでの電話の自己紹介は異なります。場面ごとに切り替えて使い分けましょう。

カジュアルな場合

  • This is 〜. 
    「私は〜です。」
  • Is this 〜’s phone number?
    「これは〜さん(またはホテルやレストラン名)の電話番号で良いですか?」

ビジネスの場合

  • My name is 〜, I am calling from 会社名.
    「私は〜会社の〜と申します。」

ビジネス電話の場合は必ず名前と会社名を名乗りましょう

1-3.用件を伝える

挨拶と自己紹介が終わったら、電話をかけた用件を伝えます。用件を伝える際に使えるフレーズはI would like to 〜.です。これは用件を伝える時に有効な万能フレーズなので使いこなせるように練習してください。意外と発音し辛いので何度も音読してくださいね。

レストランの予約をしたい場合

  • I would like to make a reservation tonight. 
    「今晩予約をしたいのですが」

ホテルのチェックアウト時間を変更したい場合

  • I would like to change the check-out time. 
    「チェックアウトの時間を変更したいのですが」

新しい商品に関する営業をしたい場合

  • I would like to introduce our new product. 
    「弊社の新しい商品のご紹介をしたいのですが」

2.シーン別電話のかけ方マニュアル

シーンごとに電話のかけ方の例文

電話をかける手順を解説しました。これらの手順はあくまで電話をかけた導入部分です。挨拶〜用件までを伝えたら本題に入ります。シーンごとに電話のかけ方の例文をご用意しました。そのまま使える例文ばかりですので、すぐに使用できます。

2-1.レストランやホテルを予約する場合

レストラン予約の場合

事前に準備しておきたい情報

  • いつ予約したいのか
  • 何名で予約するのか
  • その他の要望(お誕生日や窓際の席など)

I would like to make a reservation at 7 tonight. And I would like to book a table for 4 persons. And is there any table with a view available? 

日本語訳:今晩7時に予約をお願いしたいのですが。4名のテーブルの予約をお願いします。あと窓際の席って空いておりますか?

ホテルを予約する場合

事前に準備しておきたい情報

  • いつからいつまで予約したいか
  • 何名で予約するのか
  • その他の要望

I would like to book your room from May 1st to May 5th. Would any rooms be available? We are 4 people and we need 2 rooms. And I would like to request a non-smoking room. 

日本語訳:5月1日から5月5日までお部屋を予約したいのですが。空いている部屋はありますか?私たちは4名で2部屋を希望します。あと禁煙の部屋をお願いしたいのですが。

2-2.アポイントをとる場合

アポをとる時に使えるフレーズを覚えましょう。大事なことはMTGの時間と場所を設定することです。

日程を決める

  • Could I see you this Wednesday or Thursday?
    「今週の水曜日か木曜日にお会いできますか?」

場所を決める

  • I would like to see you at your office. Would it be ok for you?
    「御社のオフィスでお会いできればと思います。宜しいでしょうか?」

メールで確認をする

電話でアポイントの約束を取り付けたら、念のためメールで詳細を再度送ると効果的です。もし聞き取り間違いをしていた時でも、ミスコミュニケーションを回避することができます。

2-3.本人以外が電話にでた場合

電話をかけたものの、本人以外が電話に出る可能性もあります。話をしたい人に変わってもらうように尋ねましょう。

話をしたい人に変わってもらうように尋ねる

  • May I speak to 〇〇〇?
    「〇〇〇さんにお話をしたいのですが?」

電話をかけた相手が不在の場合

相手が不在の場合に伝えたい2パターンのフレーズを紹介します。

電話をかけ直す場合

  • I will call again later. Thank you. 
    「またかけ直します、ありがとうございます」

メッセージを残す場合

  • May I leave a message to him?
    「彼あてにメッセージを残しても良いでしょうか?」

3.英語で電話をかける時の3つの心得

英語で電話をかける時の3つの心得

英語で電話をかける時とても緊張します。いくらフレーズを暗記して、流れをイメトレしていても緊張するものは仕方ありません。何度も電話をかける経験をつむと、緊張せずに電話をかけられるようになります。

電話をかける際にぜひ覚えておいて頂きたい心得が 3つあります。

  • 簡潔に用件をまとめること
  • ゆっくり丁寧に伝えるようにすること
  • 電話を切る時のマナーについて

では詳しく解説していきます。

3-1.簡潔に用件をまとめる

電話をかける前に相手に伝えるべき用件をしっかりまとめましょう。だらだらと伝えると何を言いたいのか相手の理解も悩んでしまいます。最低限下記のことは押さえましょう。

  • 自分の名前
  • 要望や用件を箇条書きにする
  • 結論から伝える

3-2.ゆっくり丁寧に伝える

緊張すると早口になりがちです。ゆっくり丁寧に話すように心がけてください。英語はとても早く聞こえる言語のように感じる方も多いのではないでしょうか?実際は日本語よりもゆっくりなんですよ。

自分が思っているスピード半分くらいの早さで良いでしょう。相手に伝えることが大事なポイント。ゆっくり丁寧に、かつ多く口をひらきながら発音しましょう。

逆に相手に言っている英語が聞き取れない、というお悩みの方は「英語が聞き取れない人が3か月でリスニングを上達させた実践的方法」で聞き取りを上達させる方法を解説しています。記事を参考に聞き取りの練習方法を学んで頂ければと思います。

3-3.電話を切る時のマナー

電話切る際も丁寧に挨拶をすると良いでしょう。相手に好印象を抱いてもらえます。その時に使えるフレーズをまとめました。

  • Thank you.
    「ありがとう」
  • See you.
    「またね」「それでは」
  • Take care. 
    「またね」「お大事に」
  • Have a nice day. 
    「良い1日を」

これらのフレーズを組み合わせて使うとこなれた感じがでます。ぜひ使ってみてください。

4.英語で電話をかけるには英会話力アップが必須

英語で電話対応をする場合、高度な英会話力が必要です。表情やボディーランゲージも通用しないので、しっかりと英語で言いたいことを伝える力がいります。スピーキング とリスニングを主にレベルアップさせましょう。

英語が苦手な方にとっては英語での電話対応はハードです。しかしコツコツ練習をすれば必ず上達するはずです。

英語を苦手と感じる方へおすすめの学習方法を「英語が苦手でも3ヶ月続く勉強法を大公開|モチベーション維持がカギ」の記事でまとめました。ご興味ありましたら、ご覧いただけると幸いです。

5.まとめ

英語で電話をかける手順を解説しました。「もしもし」の挨拶から始まり、用件を伝えるまでの流れ。さらにはシーン別で電話をかけるためのマニュアルをご紹介しています。今すぐ使える例文ばかりです。お仕事やプライベートで電話をかける時に役立ててください。

英語で電話をかける時すごく緊張されるかと思います。どんなに英語が流暢な人でも最初は誰でも緊張します。電話をかける前に知っておきたい3つの心得を思い出して、いざ英語で電話をかけてみましょう。陰ながら応援しております。

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