「ビジネス 英会話」

海外のオフィスで今すぐ使える英語の電話対応テンプレート【無料版】

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海外のオフィスで今すぐ使える英語の電話対応テンプレート

英語が苦手な人でもすぐに使える、英語の電話対応マニュアルが欲しい・・。

きっと今あなたは英語での電話対応にお困りのようですね。

英語での電話対応は難しい。アメリカへ5年留学していた私でも、初めての人に電話をかけるときは緊張します。きっと皆さんも同じ気持ちなのではないでしょうか。

この記事では英語が苦手な人でも、電話対応ができるようにテンプレートをご用意しました。電話を受け取る時、電話をかける時に、テンプレートをみながら対応できるようにまとめてありますのでご活用ください。

しかしながら、完璧な対応マニュアル・テンプレートは存在しません。英語での電話対応をこなすためには、英会話力をあげる必要があります。電話対応に必要な英語力の伸ばし方を最後に解説しています。きっとお役に立てるはずです。

1.電話対応に必須の基本4フレーズ

英語で電話対応する基本フレーズを紹介します。フレーズの内容は以下の通りです。

  • もしもし、の英語表現
  • 電話で自己紹介の仕方
  • 電話の切り方
  • 英語が聞き取れなかったときのフレーズ

では基本フレーズを詳しく解説していきます。

1-1.もしもし=Hello

電話で「もしもし」という場合は、Hello(ハロー)と伝えます。簡単ですよね?

電話をしていて、接続が悪くて相手の声が途切れ途切れになってしまった。そんな時もHello?で聞こえていますか?という意味になります。日本語で使われる、もしもし、とほとんど同じ使い方です。

1-2.自分の名前・会社名を名乗る

電話を受けたとき

電話を受けた時は「会社名」が先で、「自分の名前」は後に伝えましょう。以下のフレーズを用意したので、当てはめて使ってください。

Hello, 〇〇(会社名),▲▲(自分の名前)speaking, How may I help you?
「お電話ありがとうございます。〇〇会社の▲▲でございます。どのようなご用件でしょうか?」

電話をかけたとき

電話をかける時は「自分の名前を先に、「会社名」を後に伝えます。

Hello, This is ▲▲(自分の名前)from 〇〇(会社名).
「もしもし、私〇〇会社の▲▲と申します」

1-3.電話を切るとき

電話を切る時は、お礼を伝えて、良い1日を、と伝えるのが海外式です。

Thank you, have a nice day.
「お電話ありがとうございました。良い1日をお過ごしください」

1-4.英語が聞き取れなかったとき

相手の伝えようとしている用件が聞き取れなかった。必ず「もう一度おっしゃっていただけますか?」と伝え、再度リピートしてもらいましょう。ゆっくり丁寧な物言いで伝えることが、相手に失礼なく伝えるコツです。焦ることなく、丁寧に対応することを心がけてください。

Thank you, have a nice day.
Excuse me, but could you please repeat it again?
「申し訳ございませんが、もう一度おっしゃっていただけますか?」

相手に繰り返し伝えてもらったら、Thank you、と感謝を伝えることを忘れずに。

2.電話が掛かってきた時のの対応マニュアル

「もしもし」から担当者へ繋ぐまでの伝え方テンプレート

電話が掛かったてきたときに、そのまま使えるテンプレートを用意してあります。さらによくある場面に対応するためのマニュアルも記載しました。電話を受けるときに気をつけることや細かいフレーズは別記事の「ビジネス英語|焦らず電話応対をする為の役立つフレーズ【22選】」でより深く解説しているので、もし以下の内容が不十分の場合は併せてご覧ください。

2-1.「もしもし」から担当者へ繋ぐまでの伝え方テンプレート

受話器をとって、相手が外国人だとわかったとき。こちらのテンプレートに、会社名などを付け加え、そのまま使ってください。こちらのテンプレートは、「もしもし」から担当者へ繋ぐまで、の流れです。

テンプレート

Emily
Emily
Hi, 〇〇(会社名). Thank you for calling. This is ▲▲(自分の名前)speaking. How may I help you?

相手:担当者につなげて欲しいのだけれど

Emily
Emily
Ok, I will transfer you to 担当者名. Please hold on. 
「担当者にお繋ぎしますので、このままお待ちください」

焦らず対応すること

このテンプレートに沿って電話の受け答えができれば完璧です。焦らず対応しましょう。焦ると、早口になり、言いたいことが伝わりません。それが相手に失礼な対応になってしまうことも。ゆっくり丁寧にが基本です。

2-2.電話が掛かってきた時のよくあるシーン

テンプレート以外の場面を想定した対応マニュアルです。よくある4シーンの対応方法をまとめています。

〇〇さんと話をしたい

担当者と話したいというケースですね。担当者の名前を聞いて、電話を保留にする。これで引き継ぎができます。

Who would you like to speak to?
「担当者のお名前を伺っても宜しいでしょうか」

担当者が席を外している

引き継ぎをするための担当者が席を外していたとしても、焦らない。担当者が不在であることを伝える、折り返し用の電話番号を聞く。これで対応することができます。

I am sorry but He (She) is not available at this moment. He is going to call you back when he is back. May I have your number, please?

日本語訳:すみません、ただいま担当者は席を外しております。後ほど折り返しのお電話を担当者から差し上げます。お電話番号を伺っても宜しいでしょうか?

営業電話が掛かってきた

営業電話が掛かってきて、断りたい。そんな時は居留守を使いましょう。担当者は今不在なので、また後日電話をかけてください。このように伝えれば、一旦は営業を回避することができます。

The person in charge is not available at this moment. So please call us again. 
「担当者はただいま不在です。またお電話おかけ直しください。」

3.電話をかけるときの対応マニュアル

用件を伝えるまでの流れテンプレート

電話を英語でかける時のテンプレートとかける前に準備をしたいことをまとめました。電話を受ける時よりも、やや高度な英語力が必要です。電話をかける前に用件を簡潔にメモなどに書いておくと、パニックにならずにすみます。

3-1.用件を伝えるまでの流れテンプレート

用件を伝えて、担当者に電話を代わってもらうことが目的とするテンプレートです。伝えたいことを当てはめて、使ってみてください。

Emily
Emily
Hello. This is ▲▲(自分の名前) from 〇〇(会社名). I would like to talk about 用件. May I speak to担当者?

日本語訳:お世話になります。私は〇〇会社の▲▲というものです。〜(用件)についてお話をしたいのですが。・・・(担当者)様とお話しできないでしょうか?

3-2.電話をかける前に準備したいこと

電話をかける前に伝えたい用件を簡潔に言えるように、以下のことを準備しましょう。

  • 自分の名前
  • 要望や用件を箇条書きにする
  • 結論から伝える

余計なことをダラダラ伝えると、相手に嫌がられます。端的に、わかりやすくがポイントです。「英語で電話のかけ方マニュアル|電話をする前に確認すべき3つの心得」で、幅広い場面に対応した内容をまとめてあります。電話をする前に、併せてご覧ください。

4.英語での電話対応を上達させる方法

英語で電話対等をするためにはスピーキング 力とリスニング力の2つが必要ですね。特にリスニング力は大切。電話越しだと、会って話をするよりも聞き取りが難しいという特徴があります。電話で英語対応をするのであれば、以下の手順で学習してください。

  1. 言いたいことを伝えられるスピーキング 力の習得
  2. TOEIC600点を取れるくらいのリスニング力

では具体的な方法を解説します。

4-1.スピーキング 力をあげる方法

言いたいことを伝えるためのスピーキング 力をあげるためには、以下の知識と経験が必要です。

  • 中学英語の知識
  • 英語で話す経験

中学英語がわかれば、英語で話すことができます。思い出す程度で良いので、軽く復習することをおすすめします。「どの文法を使えば英会話は上達するの?中学2年までの知識って本当?」で中学英語をまとめています。

英語で話すためには、英語で会話をする練習をしてください。英会話の練習をする際に、英語が話せる人の特徴を知った上で練習すると効果的。「日本人が英語が苦手な理由とは|英語が話せる人の3つの共通点」で紹介しているのですが、英語が話せる人は従来の英単語の暗記や文法の知識よりも、積極的に話す、というスキルが高い傾向にあります。特徴を真似するだけで、英語でコミュニケーションが上手になります。

さらに「ビジネス英会話を習得するための7ステップ」ではビジネス英会話を習得するための具体的な手順を解説しています。興味のある方はこちらもご覧ください。

4-2.リスニング力をあげるためにはシャドーイング

シャドーイングというリスニングのためのトレーニング方法をご存知ですか?とても難易度の高いトレーニング方法なので、初心者にはおすすめしません。しかしシャドーイングをおこなうことにより、英語の聞き取り力を劇的に改善することができます。「驚くべき効果を実感できるシャドーイングの正しいやり方11ポイント」で詳しい手順を説明しています。

電話対応ができる英会話力を身に付けるためには、正しい学習・学習する量の2つと、コツコツ学習を継続させる習慣が絶対的に必要です。諦めず学習を続ければ、必ず英会話は伸びます。頑張ってください!

5.まとめ

英語で電話をかける時と、電話を受けるとき、両方の対応方法を詳しく解説しました。電話対応用のテンプレートもつけたので、この記事をみながら電話をすれば必ずうまくいくはずです。

電話対応を上達させるためには、英会話力をあげることが大切です。英会話力が上がれば、電話対応も怖くなくなります。特にリスニング力が要になるので、紹介したシャドーイングをメインで練習をしてください。

この記事を読んでいる全ての方が、英語での電話対応への苦手意識がなくなることをお祈りしております。

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